About the role
Puesto y Condiciones
- Tipo de contrato: Indefinido
- Jornada: Jornada completa
- Ubicación: Madrid, Madrid, España
- Departamento: Facilities
¿Quiénes somos?
¡Hola! Somos ILLUSORIUM. Buscamos incorporar a una persona para ocupar el puesto de Office Coordinator que nos ayude a mantener el estudio en perfecto funcionamiento, coordinando servicios y cuidando nuestros espacios. Nos interesa trabajar con gente que disfrute haciendo las cosas bien. Personas con criterio, atención al detalle y capacidad para resolver problemas sin convertir cada producción en un deporte de riesgo. Valoramos mucho a quien aporta ideas, mejora procesos y tenga ganas de hacer un trabajo del que sentirse orgulloso/a cuando el proyecto salga ahí fuera.
Tu Misión
Garantizar el buen funcionamiento diario del estudio, coordinando los servicios de oficina, supervisando el estado de las instalaciones, gestionando proveedores y facilitando al equipo todo lo necesario para que pueda centrarse en lo que mejor sabe hacer: crear.
¿Cuáles serán tus responsabilidades?
- Gestión del edificio e instalaciones: Ser el punto de contacto entre ILLUSORIUM y la propiedad del edificio, hacer seguimiento de los temas abiertos y coordinar la comunicación y resolución de incidencias relacionadas con las instalaciones.
- Recepción y atención de visitas: Garantizar una buena atención en recepción y la cobertura del puesto, así como coordinar las visitas y gestionar las entregas y recogidas de paquetes.
- Limpieza y mantenimiento: Supervisar el estado y las necesidades del estudio, coordinar el servicio externo de limpieza y los proveedores de mantenimiento, e identificar y comunicar las incidencias que requieran intervención.
- Proveedores y suministros: Coordinarse con proveedores y con el departamento de Purchasing para gestionar pedidos recurrentes, consumibles, material de oficina y contratos de servicios.
- Organización y logística del espacio: Mantener el control y la organización de materiales, suministros y equipamiento en las distintas áreas del edificio, asegurando que todo esté localizado y disponible cuando se necesite.
- Documentación y procedimientos: Mantener actualizados los manuales del edificio y elaborar nueva documentación cuando las necesidades del estudio lo requieran.
- Eventos y soporte al equipo: Dar apoyo logístico y administrativo a los distintos departamentos, colaborando en la organización de eventos y actividades internas de la empresa.
Conocimientos imprescindibles para el puesto
- Ofimática (Google Workspace)
- C1 inglés
- Habilidades de comunicación asertiva
- Saber trabajar de manera autónoma y en equipo, con reportes a superiores
- Conocimiento básico administrativo (cómo leer una factura, realizar gestiones con agentes externos…)
- Gestionar acciones de equipos externos para que afecte lo menos posible la operativa de Illusorium
¿Qué te vamos a ofrecer?
- Colaborar en proyectos increíbles.
- Contratación indefinida, salario competitivo acorde a tu experiencia y habilidades.
- 23 días de vacaciones, más 2 días de libre disposición.
- Retribución flexible en transporte, restaurante, guardería, seguro médico privado.
- Horario flexible de entrada.